Pendahuluan

Pengadaan barang dan jasa adalah bagian dari kegiatan organisasi perusahaan untuk memelihara dan mengendalikan manajemen dari permintaan material, pembelian hingga material diterima,  yang dilakukan secara profesional.

Tujuan

Prosedur ini berisikan bagaimana Perseroan  melakukan kegiatan pengadaan barang dan jasa, yang meliputi cara meminta, membeli, menerima, memverifikasi, mencatat dan mengeluarkan semua jenis bahan dan jenis pelayanan untuk Perseroan serta memastikan material dan layanan pembelian sudah memenuhi persyaratan yang ditentukan dengan mempertimbangkan kualitas, pengiriman dan pelayanan

Prosedur ini juga untuk memastikan material dan layanan pembelian dilakukan secara terencana, terkendali dan hemat biaya sesuai dengan anggaran dan persyaratan operasional yang telah disetujui.

Ruang Lingkup

Dimulai dengan permintaan, penerimaan permintaan, pembelian hingga pencatatan pengiriman melalui sistem Bassnet

Ketentuan Dasar dan Otorisasi

Keterlibatan bagian pengadaan :

Bagian pengadaan adalah penghubung utama ke penjual,  yang berarti bagian pengadaan memimpin dan mengarahkan hubungan dengan pemasok.

Dengan demikian mengikuti alur sebagai berikut:

Segera setelah persyaratan permintaan disetujui, daftar permintaan disetujui, permintaan harus melibatkan bagian pengadaan
Bagian pengadaan harus dilibatkan dalam berkomunikasi dengan penjual secara proaktif dari awal kontak
Penawaran dari vendor harus diterima oleh tim pengadaan kecuali jika telah disetujui oleh orang pengadaan yang bertanggung jawab.
Negosiasi harus ditangani oleh tim pengadaan kecuali jika telah disetujui dengan orang pengadaan yang bertanggung jawab.
Bagian pengadaan adalah penggerak untuk keputusan pemilihan pemasok dengan dukungan dari departemen fungsional terkait
Pesanan pembelian ke pemasok harus dimulai oleh tim pengadaan melalui proses yang jelas kecuali untuk kasus-kasus luar biasa yang diatur secara khusus
Seleksi Vendor & Penilaian Vendor

Untuk bahan utama/strategis, vendor harus dimasukkan dalam Appointed Vendor List dan melalui proses penilaian/seleksi vendor yang tepat.

Kinerja pemasok akan dievaluasi secara tahunan melalui proses evaluasi pemasok.

Kategori bahan dan layanan utama/strategis

Semua materi & layanan yang termasuk dalam kriteria di bawah ini:

Bahan Bakar
Naik Galangan
Oli Mesin
Cat
Tali kawat baja
Suku cadang utama
Peralatan keselamatan utama
Perbaikan utama
Aturan untuk jumlah penawaran

1 penawaran untuk USD 500 ke bawah

Minimal 2 penawaran untuk USD 501 hingga USD 5000

Minimal 3 penawaran untuk di atas USD 5000

Pengecualian

Hanya perlu 1 penawaran untuk situasi sebagai berikut

Permintaan darurat dan mendesak
Vendor yang dikontrak
Agen atau distributor resmi
Pemesanan ulang item yang sama
Produk dalam pengembangan
 

Lama proses PO

Darurat -> rata-rata 3 hari kerja

Mendesak -> rata-rata 5 hari kerja

Normal -> rata-rata 14 hari kerja

Waktu tunggu dimulai dari PR diterima dengan informasi yang memadai dan telah disetujui atau dari penawaran diterima

Aturan otorisasi untuk menyetujui PR dan PO

Aturan untuk menyetujui PR dan PO mengacu pada matriks persetujuan Perseroan.